Che cosa è un ufficio elettronico?
Noto anche come un e-ufficio, un ufficio elettronico è un termine che si riferisce a qualsiasi ambiente di ufficio che fa un uso significativo di tecnologia informatica per operare. Il termine è stato coniato durante la metà del XX secolo e ha cominciato a venire nell'uso comune durante la decade degli anni 1980, come ambienti di ufficio più erogato con metodi manuali e cominciarono a fare affidamento più pesantemente su una combinazione di computer desktop, mainframe e server di gestire un numero di attività correlate al lavoro. Oggi, un ufficio elettronico è più comunemente identificato con l'ufficio virtuale, che coinvolge l'uso della tecnologia wireless per consentire alle persone di lavorare praticamente ovunque con il giusto tipo di computer portatile o notebook e una connessione wireless affidabile. Uno dei principali vantaggi di un ufficio elettronico è la capacità di fare minor affidamento su documenti cartacei per gestire le attività aziendali diversi. Ad esempio, un professionista contabile o fatturazione sarebbe in grado di ridurre notevolmente l'uso di libri di contabilità tradizionale supporto cartaceo utilizzando software di contabilità di bill ordini, creare fatture e anche di pubblicare i pagamenti ricevuti su fatture in sospeso. In modo simile, un venditore possa beneficiare l'uso di un ufficio elettronico che utilizza un database sales, anziché mantenere archivi cartacei su ogni prospettiva e cliente. Anche molte mansioni di segreteria come scrivere lettere o preparazione di presentazioni possono ora essere fatto elettronicamente, riducendo ulteriormente il consumo di carta mentre lo rende anche più facile da mantenere dati organizzati e facili da recuperare.
Insieme con la riduzione del consumo di carta associato svolge vari compiti, un ambiente di ufficio elettronico fornisce anche un livello di sicurezza superiore. Password di utenti può proteggere i vari documenti, limitare l'accesso ai database con codici di accesso e anche bloccare l'accesso ai file inseriti in qualche soluzione di storage di dati remoti crittografando l'accesso in qualche modo. Mentre non infallibile, questo livello di sicurezza è considerato solitamente un miglioramento sopra l'uso di schedari bloccati, cassaforte e volte che sono stati comunemente impiegate prima dell'avvento del computer desktop.
Mentre l'ufficio elettronico non ha eliminato l'uso della carta in un ambiente aziendale, uso responsabile dei programmi software e reti aziendali in grado di ridurre notevolmente la necessità di mantenere i documenti cartacei. Dal momento che i documenti possono essere stampati quando e se necessario, lo spazio necessario per istituire un ufficio elettronico è significativamente più piccolo, un vantaggio che è particolarmente importante quando lo spazio è ad un premio. In alcune industrie, uso dell'ufficio virtuale ha reso possibile per consentire ai dipendenti di lavorare da remoto, piuttosto che in una posizione centrale, un beneficio che possa ridurre notevolmente i costi operativi.
Insieme con la riduzione del consumo di carta associato svolge vari compiti, un ambiente di ufficio elettronico fornisce anche un livello di sicurezza superiore. Password di utenti può proteggere i vari documenti, limitare l'accesso ai database con codici di accesso e anche bloccare l'accesso ai file inseriti in qualche soluzione di storage di dati remoti crittografando l'accesso in qualche modo. Mentre non infallibile, questo livello di sicurezza è considerato solitamente un miglioramento sopra l'uso di schedari bloccati, cassaforte e volte che sono stati comunemente impiegate prima dell'avvento del computer desktop.
Mentre l'ufficio elettronico non ha eliminato l'uso della carta in un ambiente aziendale, uso responsabile dei programmi software e reti aziendali in grado di ridurre notevolmente la necessità di mantenere i documenti cartacei. Dal momento che i documenti possono essere stampati quando e se necessario, lo spazio necessario per istituire un ufficio elettronico è significativamente più piccolo, un vantaggio che è particolarmente importante quando lo spazio è ad un premio. In alcune industrie, uso dell'ufficio virtuale ha reso possibile per consentire ai dipendenti di lavorare da remoto, piuttosto che in una posizione centrale, un beneficio che possa ridurre notevolmente i costi operativi.