Che cosa è elaborazione delle fatture?

Elaborazione delle fatture è una serie di procedure per la gestione delle fatture per assicurarsi che sono pagati in modo tempestivo. Singole imprese di solito hanno i propri sistemi di elaborazione, che coinvolgono membri di personale contabile, nonché le autorità di vigilanza e altro personale. Software per assistere con l'elaborazione delle fatture è disponibile per semplificare il processo, rendere più facile per individuare i record e consentono un accesso rapido alle fatture inevase corrente.
Il processo inizia con la consegna di una fattura di fax, e-mail, posta o un altro sistema. Un membro del personale di contabilità deve aprire ed esaminare la fattura per decidere come procedere. Può avere un numero di ordine di acquisto, che indica che la persona incaricata che l'ordine di acquisto deve verificarlo. Questo può comportare il controllo la fattura contro elementi effettivi ricevuti e verifica che una persona ha approvato l'acquisto in primo luogo. Se nessun numero di ordine di acquisto è presente, il contabile deve esaminare il documento per determinare che tipo di prodotto o servizio è in discussione.
In fattura elettronica sistemi di elaborazione, persone può registrare i dati della fattura, tra cui il fornitore originario, dettagli, data di scadenza e così via, creando una voce di database tracciabili. Supervisori di contabilità possono richiedere elenchi di fatture filtrate per data di scadenza e altri parametri in sospeso. Una volta che un ragioniere approva pagamento, i fondi possono essere spediti tramite assegno, bonifico elettronico e altri metodi, utilizzando le informazioni sul file. Se un fornitore è nuovo, il reparto contabilità potrebbe essere necessario fare contatto per raccogliere informazioni se i dati di fatturazione non sono completi.
Aziende accedere loro pagamenti tramite assegno o conferma numero, a seconda di come presentare fondi, per creare un record mostrando come e quando ci hanno fatto un pagamento. Una volta che il denaro è inviato, il reparto contabilità può notare che la fattura è pagata e spostarlo fuori la colonna di conti da pagare nei loro libri contabili. Se sorge una controversia sopra i pagamenti, questi documenti sono disponibili per la revisione scoprire dove deviarono un pagamento e come affrontare il problema.
Il numero di passaggi necessari per l'elaborazione delle fatture può variare, a seconda dell'azienda e i sistemi che utilizza. Failsafes sono costruiti in per evitare problemi come i doppi pagamenti, pagare gli acquisti non autorizzati, o il mancato pagamento di una fattura entro i termini assegnati. Presso una piccola azienda, una sola persona può essere responsabile di questi pagamenti, mentre le imprese più grandi possono avere un intero reparto da pagare conti responsabile per la gestione di tutte le elaborazioni di fattura, per ogni fornitore da fornitori di utilità ai subappaltatori una società utilizza su progetti specifici.