Che cosa è la gestione degli ordini di acquisto?

Gestione degli ordini di acquisto è una funzione di contabilità aziendali interni. Aziende utilizzano un processo di acquisto per acquisire gli inventari, asset operativi e altri elementi necessari per la produzione di beni o servizi. Gli ordini di acquisto rappresentano un documento interno che dà autorizzazione specifica per l'acquisto di risorse diverse. Le imprese più grandi di solito hanno un processo di ordine di acquisto più ben definito rispetto alle imprese più piccole. Grandi aziende creano ordine d'acquisto criteri di gestione per garantire i dipendenti seguire procedure operative standard per questo processo. Imprenditori di solito designano autorità di ordine di acquisto a certi individui nel business. Imprenditori, direttori e dirigenti di livello dirigenziale permettono spesso operational manager di approvare gli ordini di acquisto per il loro reparto. Gli ordini di acquisto per quantità significative di dollaro, ad esempio diverse migliaia di dollari, sono gli ordini di acquisto solo che necessitano di autorizzazione di un dirigente. Imprenditori e dirigenti delegano questa capacità per garantire che l'operatività aziendale può continuare senza supervisione eccessiva.
Aziende possono utilizzare un sistema di gestione di ordini d'acquisto che richiede una revisione di diversi venditori o fornitori. Questo requisito garantisce che l'azienda ottiene il minor costo possibile per risorse economiche. Aziende di produzione, produzione e costruzione comunemente utilizzano un sistema di ordini d'acquisto offerta/proposta. Un sistema di offerta/proposta permette di venditori e fornitori di presentare un'azienda con informazioni specifiche relative agli acquisti di risorsa economica. Fornitori e fornitori illustrerà il costo per ogni elemento, il processo di consegna disponibile, e il tempo necessario per completare tutti i servizi elencati nella proposta/offerta. Questo processo consente di attenuare la società dal fare abbondanti quantità di footwork per acquisizione di risorsa economica.
Le grandi aziende hanno spesso un ufficio acquisti solo responsabile per l'acquisizione di risorse. Questo reparto accetta l'ordine di acquisto autorizzato e lo invia al fornitore o al prestatore. L'ufficio acquisti del cliente la disponibilità delle merci per garantire che il fornitore in grado di completare tutti gli obblighi contrattuali sull'ordine di acquisto. Problemi di follow-up o alterazioni all'ordine di acquisto possono essere inviate al direttore operativo per la sua approvazione. Il reparto acquisti è semplicemente una funzione di intermediaria gestisce il processo di ordinazione nel sistema di gestione di ordine di acquisto.
Una volta che i beni o i servizi vengono ricevuti o completati, venditori e fornitori invierà l'azienda una fattura per la richiesta di pagamento. Questo inizia il processo finale del sistema di gestione di ordine di acquisto. La fattura è controllata dall'ufficio contabilità dell'azienda. Il reparto contabilità, contabilità fornitori sono responsabile per rivedere acquisto ordine scartoffie ed emissione di pagamenti. Molte aziende utilizzano un sistema di triple treath match. Conti da pagare gli impiegati potranno in rassegna l'ordine di acquisto interno contro la ricezione di documenti e fatture fornitore. Aziende emetterà solo pagamenti quando corrispondono a tutti i tre pezzi di scartoffie. Addetti alla contabilità verrà immettere le informazioni nel software di contabilità dell'azienda, stampare la pagina di un controllo e hanno un firmatario autorizzato a firmare nel pagamento problema al fornitore.