Che cosa è un numero di ordine di acquisto?

Un numero d'ordine (PO) è un codice alfanumerico che viene assegnato a una particolare richiesta di comprare qualcosa. Molto spesso, PO numeri vengono utilizzati internamente da parte delle imprese per monitorare i propri acquisti. Alcune aziende, tuttavia, assegnerà i codici per tutte le loro vendite e darà i numeri del PO ai loro clienti modo i clienti possono monitorare i loro ordini. Questi codici possono essere in qualsiasi formato alfanumerico, e molte aziende utilizzeranno specifiche lettere o numeri per indicare alcune cose circa l'ordine, come quello che viene venduto, la posizione, l'acquirente e la data.

Uso all'interno delle aziende

In molte aziende, viene assegnato un numero di ordine di acquisto dopo un dipendente o un dipartimento invia una richiesta per l'ordine di determinati beni o servizi. La richiesta di solito è presentata formalmente a un agente di acquisto utilizzando ciò che è noto come una forma di richiesta. Se la richiesta viene approvata, un ordine di acquisto viene creato e viene assegnato un numero di ordine di acquisto. A quel punto, l'ordine viene effettuato con un'altra società, che spesso registra il numero di ordine di acquisto del compratore per l'inclusione sul dettaglio ordine.
Il fornitore si prepara una spedizione o imballaggio lista per andare con l'ordine del cliente, il numero di PO in genere è incluso il dettaglio. Questo rende possibile per l'agente del compratore ricevente per verificare la quantità e il tipo di merce e per confermare che la spedizione sia associata a un ordine correttamente autorizzato. Il numero di ordine di acquisto viene visualizzata anche la fattura e altri documenti che il fornitore concede al cliente. Da questa prospettiva, il numero di PO facilita la pianificazione del pagamento al venditore, e permette le merci essere indirizzato al reparto corretto.
Il numero di PO rende anche possibile per l'azienda ad applicare il costo per il bilancio del dipartimento che ha effettuato l'ordine. Fornisce inoltre la contabilità da pagare con la verifica che la spesa è legittima. Pagamento può quindi essere reso al fornitore.

Formato

La costruzione esatta e la lunghezza di un numero di ordine di acquisto variano da una società a altra. Molte aziende che operano a più siti utilizzeranno i primi caratteri del codice per identificare la posizione che ha effettuato l'ordine, come il "CHI" per rappresentare una struttura a Chicago. I caratteri successivi potrebbero identificare il reparto specifico che ha effettuato l'ordine, ad esempio "RD" per rappresentare la ricerca e sviluppo. Così, il numero di PO per un ordine da parte dell'azienda, un reparto ricerca e sviluppo in Chicago potrebbe iniziare con "CHIRD", seguito da altri caratteri alfanumerici che forniscono ulteriori informazioni sull'ordine.
Le aziende solitamente struttura loro numeri PO in qualsiasi modo funziona meglio con i loro sistemi di monitoraggio interno. Alcuni anche fare uso di trattini o spazi che possono aiutare quando solo alcuni caratteri all'interno di un bisogno di numero PO da leggere per uno scopo specifico. In risposta all'ampia varietà di lunghezze e formati che possono essere utilizzati, molti fornitori di configurare i campi nel loro database di monitoraggio al fine di consentire un numero qualsiasi di caratteri — anche 30 o più — per essere utilizzato in un numero di ordine di acquisto.