Quali sono i diversi tipi di procedure di Front Office?

Quando si parla di front office, si riferiscono a tutte le funzioni all'interno di un'organizzazione che includono il contatto diretto con i clienti. Ad esempio, il front office in un hotel descrive i lavoratori concierge e reception che effettuare prenotazioni e pagamenti. Il front office potrebbe essere più facilmente comprensibili rispetto a mansioni di ufficio, che includono contabilità, risorse umane e altre funzioni che possono contribuire alla qualità del servizio clienti, ma i clienti che raramente vedono di nuovo. Alcune delle più comuni procedure di front office sono operazioni finanziarie o commerciali, documentazione e comunicazione.
La comunicazione è una delle procedure di front office più essenziale trovate in quasi ogni scenario di front office. Quando gli addetti alla reception in studi medici parlare ai pazienti al telefono o salutare i pazienti come entrano in un ufficio, ad esempio, si eseguono attività di comunicazione. Nella vendita al dettaglio, attività di comunicazione si verificano quando i rappresentanti di vendita aiutano i clienti a trovare gli oggetti per i quali sono lo shopping.
La documentazione è un'altra delle procedure più importanti del front office. In breve, questo è il processo di registrazione di ciò che accade in un ufficio di fronte. Addetti della reception in un albergo, ad esempio, sono responsabili di tenere traccia di chi fa prenotazioni, che controlla e che estrae. Immagazzinano solitamente queste informazioni nei database, così si può sapere quante camere sono aperte e quando che possano pianificare il personale per la maggior parte dei clienti.
Procedure di front office che comprendono le operazioni commerciali e finanziarie di solito sono documentate e trasmesso digitalmente per eseguire il dipartimenti di ufficio, come la finanza e la contabilità. Nel settore retail, molti lavoratori di front office utilizzano registratori di cassa che calcolano i totali giornalieri. Professionisti che lavorano in uffici medici potrebbero essere necessario prendere informazioni sull'assicurazione. In alcuni casi avrebbero potuto anche avere familiarità con codificazione medica.
Come nella maggior parte degli aspetti del business, la gestione è un processo importante. I gestori normalmente supervisionare tutte le procedure di ufficio e garantiscono che i lavoratori sono svolgimento delle loro funzioni correttamente. Potrebbero anche formare operatori di front office e modificare le procedure di front office per affrontare nuove sfide.
Molti gestori di credono che le procedure di front office dovrebbero essere sviluppate continuamente. Invece di dipendere da modelli o strategie perché hanno familiarità, molti gestori invece scegliere di analizzare ogni nuova sfida e adottare soluzioni. Per esempio, se un hotel manager rileva che un sistema di prenotazione è troppo lento e che i lavoratori della reception non possono assistere i clienti abbastanza rapidamente, lui o lei potrebbe cercare nuovi sistemi che sono costo-efficaci. Un manager potrebbe anche osservare il comportamento dei dipendenti alla reception e condurre sessioni di formazione periodica per migliorare le comunicazioni con i clienti.

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